- Zbierz datę, adres, liczbę uczestników i godziny planowanego serwisu.
- Uzgodnij montaż z obiektem oraz menu i zakres pracy z wykonawcą.
- Zapisz odpowiedzialność, cenę, dodatki i dane do faktury w jednej ofercie.
1. Ustal cel i format spotkania
Integracja zespołu, spotkanie z klientami i wigilia firmowa mają inny rytm. Zapisz, kiedy kończy się część oficjalna, czy planowane są przemówienia i kiedy uczestnicy mają czas na rozmowy. Bar powinien pasować do tego planu. Przy konferencji lub targach określ, czy serwis ma działać w przerwach, podczas networkingu czy dopiero wieczorem.
Przygotuj orientacyjną liczbę uczestników i zaznacz, które informacje są już potwierdzone. Nie trzeba czekać z zapytaniem do zamknięcia każdego szczegółu. Warto jednak rozdzielić ustalenia od założeń, aby wykonawca wiedział, co uwzględnić w propozycji.
2. Sprawdź miejsce i warunki montażu
Uzgodnij z hotelem, restauracją, salą lub administracją biura, gdzie można ustawić stanowisko. Zapisz adres, piętro, dostęp do windy i możliwość podjazdu. Zapytaj o godziny udostępnienia przestrzeni oraz zasady wejścia wykonawców.
- Wyznacz miejsce pracy baru i drogę dojścia uczestników.
- Potwierdź czas na wniesienie sprzętu, przygotowanie i demontaż.
- Przekaż kontakt do osoby odpowiedzialnej za obiekt.
- Dla pleneru ustal osłonę stanowiska i plan na zmianę pogody.
3. Dopasuj godziny pracy i liczbę barmanów
Zaplanuj serwis względem programu spotkania. Jeśli wszyscy uczestnicy kończą konferencję jednocześnie, zaznacz to w briefie. Takie informacje pomagają dobrać zespół i menu do tempa wydarzenia.
W BAROWO Simple obejmuje 1 barmana i do 6 godzin. Standard i Premium obejmują 2+ barmanów, zależnie od liczby gości, oraz do 8 godzin. Każdy pakiet można przedłużyć po ustaleniu zakresu. Pełna obsługa zaczyna się od 3300 zł. Porównaj pakiety i cennik mobilnego baru; finalna oferta powinna wskazywać dokładne godziny pracy.
4. Ustal kartę koktajli i opcje bezalkoholowe
Zapytaj o preferencje uczestników i uwzględnij osoby, które nie piją alkoholu. W Standard i Premium BAROWO menu obejmuje koktajle bezalkoholowe. Przygotuj czytelną kartę, w której wybór jest prosty dla gości, a zakres jasny dla organizatora.
Jeśli planujesz welcome drink, wieżę z kieliszków lub słodką strefę, dopisz je do briefu. Te elementy trzeba powiązać z harmonogramem. Nie zakładaj, że każdy dodatek jest automatycznie częścią wybranego pakietu.
5. Zapisz zakres, budżet i rozliczenie
W ofercie sprawdź, kto odpowiada za bar, szkło, sprzęt, lód, dodatki i przygotowanie stanowiska. Zapisz warunki dojazdu, godziny pracy oraz wybrane atrakcje. BAROWO zapewnia pełną obsługę i wystawia fakturę bez VAT; do ustalonej ceny nie doliczamy VAT.
Przed potwierdzeniem sprawdź dane nabywcy, osobę kontaktową i ustalony zakres. Każdą późniejszą zmianę liczby uczestników, miejsca lub czasu przekaż wykonawcy, aby mógł potwierdzić wpływ na organizację i cenę.
6. Wyślij brief i wybierz właściwą ofertę
Do pierwszej wiadomości wystarczy data, miejscowość i obiekt, rodzaj spotkania, liczba gości oraz planowane godziny. Dodaj menu, pakiet lub atrakcje, jeśli masz preferencje. Przed wydarzeniem potwierdź kontakt do koordynatora na miejscu i ostateczny harmonogram.
Ofertę usługi znajdziesz na stronie bar na firmówkę i event firmowy. Dla spotkań świątecznych sprawdź wigilię firmową z barem, a dla wyjazdu zespołu bar na integrację firmową. Możesz też zaplanować szkolenie barmańskie dla firm: około 2 godzin, do 30 uczestników, certyfikat BAROWO.
Gotowy brief prześlij przez formularz kontaktowy. Sama wiadomość nie oznacza rezerwacji — najpierw potwierdzamy dostępność daty i warunki obsługi.